Potřebujete pomoc?
Nechte nám zprávu nebo
volejte: 723 777 482

Návody

Jak efektivně spravovat dokumenty?

Autor
Jakub
publikováno
20.1.2022

V současné době máme všichni neustále plné ruce práce, stále někam spěcháme a snažíme se být během dne, co nejvíce produktivní, Ve své snaze být hyperproduktivní často přehlížíme maličkosti, které nás o čas zbytečně okrádají. Jednou z takových věcí je hledání složek a dokumentů. V dnešním článku se podíváme, jak správně spravovat dokumenty tak, abyste každý týden nemuseli ten samý složitě hledat.

V současné době máme všichni neustále plné ruce práce, stále někam spěcháme a snažíme se být během dne, co nejvíce produktivní, Ve své snaze být hyperproduktivní často přehlížíme maličkosti, které nás o čas zbytečně okrádají. Jednou z takových věcí je hledání složek a dokumentů. V dnešním článku se podíváme, jak správně spravovat dokumenty tak, abyste každý týden nemuseli ten samý složitě hledat.


Čím více se při své práci spoléháte na dokumenty, tím důležitější je mít silné systémy pro jejich správu. Dokumenty jsou pro naši práci mnohdy velice důležité, ale také z nich plyne řada neefektivností. Nesprávné zacházení s dokumenty může vést k chaosu v organizaci, který brzdí produktivitu zaměstnanců a chod firmy. 

Prvním bodem jsou proškolení zaměstnanci. Školte je na postupech, které musí dodržovat při sdílení a prohlížení dokumentů. Dále je také důležité, aby váš tým ideálně používal jednu platformu. Zjednodušeně to znamená, že bude existovat pouze jedno místo, kam se budou dokumenty ukládat. Tak předejdete zbytečnému chaosu, snáze naplníte podmínky GDPR a co je nejlepší, budete schopni zálohovat opravdu vše potřebné.

Stanovte také základní pravidla pro pojmenování dokumentů a souborů, aby se daly snadno prohledávat. Díky specifickým a přesným názvům jsou soubory snadno vyhledatelné.

Ani zavedení tzv. vnořených složek není od věci. Díky nim budou složky systematicky strukturované. Vznikne tak logická hierarchie, v níž se budou moci všichni lépe orientovat a hledání potřebného dokumentu tím bude o mnoho rychlejší.

Dokumenty se mohou hromadit s růstem firmy velice rychle. Samozřejmě je důležité vést záznamy a uchovávat je. Ale často existují soubory, které jsou poškozené nebo již nejsou potřeba, ty je dobré archivovat/smazat. Určete si jedno období, například jednou za dva měsíce, kdy všechny soubory a složky projdete a "odlijte" nepotřebná data mezi ta, která potřebujete. Věřte, že se tím vám i úložišti pokaždé uleví.


Tags:

Další články